Управление договорами

Функциональность поддерживает управление договорными взаимоотношениями с поставщиками материалов и услуг. Система поддерживает управление договорами на закупку, договорами лицензирования, договорами аренды, договорами лизинга, гарантийными договорами, трудовыми соглашениями, рамочными договорами. Помимо этого пользователи имеют возможность создавать и управлять любыми собственными типами договоров.
В рамках данной функциональности  выполняется:

• Создание договоров любого типа.

Для организации качественной работы с поставщиками товаров и услуг целесообразно хранить всю информацию о договорных взаимоотношениях с ними. Для этих целей в MAXIMO можно вести запись о каждом поставщике, где можно указывать всю необходимую Вам информацию, например, детали закупки, банковские реквизиты, условия перевозки, данные страховки, электронный адрес, подробную информацию о контактных лицах с которыми сотрудничает Ваша организация, указывать филиалы и отделения организации-поставщика и т.д. Кроме того, в MAXIMO можно вести данные любых договоров, выбирая запись поставщика из списка, либо, если поставщик не заведен в системе, задавать его данные прямо на экране ведения договоров. Помимо этого в записи договора можно указать следующую информацию: график платежей, условия продления договора, детальную информацию о предмете договора, условия поставки и другие свойства.
Для пользователей системы данный инструмент является простым и интуитевнопонятным, обеспечивая быстрый поиск информации о нужных договорах и поставщиках, что повышает оперативность принятия решений в вопросах взаимоотношений с поставщиками.

• Поддержка связи между соглашениями об уровне сервиса (SLA) и договорами на закупку.

Традиционно в качестве документа регулирующего взаимоотношения сторон выступает договор, но в некоторых случаях с помощью договора сложно описать все условия и нюансы сделки, особенно если это касается вопросов оказания специфических услуг сторонней организацией, например, ИТ и телекоммуникационных услуг. В таких случаях для избежания сложностей в процессе создания договоров, оформляют обычный договор, в котором оговариваются общие моменты, а конкретный перечень услуг и цены оговариваются в приложении к договору, которым и является SLA.
Соглашение об уровне сервиса (Service Level Agreement) — это письменное соглашение поставщика услуг с заказчиком, содержащее подробное описание услуг и сервиса, а также описание характеристик, по которым можно оценивать качество предоставляемых услуг.
MAXIMO позволяет создавать SLA и поддерживает связь договоров на закупку со SLA, что позволяет отсеять недобросовестных поставщиков и исключить приобретение некачественных материалов, а также ссылаться на положения соглашения об уровне сервиса при пересмотре условий договоров с поставщиками.

• Создание и ведение встроенной библиотеки Условий договоров.

Очень часто в процессе работы с поставщиками можно выделить ряд стандартных, часто повторяющихся условий договоров. MAXIMO позволяет отдельно хранить и использовать описание таких стандартных условий при подготовке неограниченного количества договоров. Это дает возможность применения целостной стандартизованной политики  управления договорами в масштабах всей организации.

• Использование шаблонов.

На практике в процессе создания договоров, как правило, используются примеры и шаблоны подобных документов. MAXIMO позволяет хранить и применять неограниченное количество таких шаблонов использование которых значительно облегчает создание однотипных договоров,  позволит сократить время на создание, стандартизировать и разработать наилучший вариант договора, тем самым повысить его качество.

• Автоматическая рассылка оповещений и предупреждений.

В рамках договора с поставщиками обычно оговариваются ключевые условия, обязанности сторон и ограничения по датам и времени.  В системе MAXIMO  можно настроить автоматическую рассылку оповещений и предупреждений поставщикам,  например, о   наступление ключевых дат договоров. Эта функция системы позволяет контролировать условия договоров во избежание штрафных санкций и обеспечивать соблюдение сроков поставок.

 Посмотреть в системе: Рис.1 Договор на закупку